Os inegáveis impactos causados pelo Coronavírus têm trazido à tona discussões sobre o quão burocráticos são os processos dentro das rotinas empresariais. Trâmites comuns como assinatura de documentos, por exemplo, tornaram-se preocupantes em meio ao isolamento social e possível lockdown, pois ainda dependem de contato físico, transporte, uso de papel, filas de espera, entre outras práticas tradicionais.
Em recente participação no webinar “2020, o ano da assinatura digital no Brasil”, transmitido pela Contraktor, a Advogada e Escritora Patrícia Peck expôs: “Você vê um país que desde 2005 tem nota fiscal eletrônica e as pessoas são capazes de imprimir uma nota fiscal eletrônica para poder carimbar, rubricar e depois digitalizar e colocar de novo no sistema!”. Essa prática, destacada por Peck e classificada por ela como parte da nossa cultura, inviabiliza os meios digitais e técnicos que o Brasil já tem para desburocratizar processos. E questiona: “A pessoa faz um curso online e o RH pede para imprimir o diploma digital! Qual é a validade jurídica de imprimir um diploma originalmente digital?”.
No entanto, ainda que por consequência da crise e queda no fechamento de negócios, profissionais e empresas que se viram obrigados a adotar o teletrabalho, passaram a buscar soluções com as quais possam exercer suas atividades sem maiores impactos e encontraram-nas na tecnologia. Ferramentas e softwares que substituem o contato físico pela automatização, estão sendo responsáveis por movimentar grandes negócios na crise.
Entre as tecnologias mais estratégicas podemos destacar aquelas focadas na formalização de documentos e utilizadas, principalmente, pelas áreas de: contabilidade, jurídico, comercial e financeiro, sendo estes, setores-chave quando o assunto é gestão de documentos e contratos nas instituições.
Mudanças na Lei refletem que a tecnologia mais aderida nesse momento é a assinatura digital de documentos que, em suma, permite a formalização digital e a distância de inúmeras transações comerciais, entre pessoas físicas e jurídicas, beneficiando diferentes verticais. Especialistas como Marcelo Buz, Diretor Presidente do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI, consideram estas mudanças um marco na era digital, pois há 19 anos, quando foi divulgada a MP 2.200-2/2001 para regulamentar o uso da assinatura digital, nenhuma modificação legislativa foi feita nos meios regulatórios dessa tecnologia.
“A união européia, de 2001 para cá, já lançou três novas legislações sobre as assinaturas eletrônicas (…) O próximo desafio do País agora é entregar essa certificação digital na mão de cada brasileiro”, disse Buz, também no webinar da Contraktor, startup especialista em gestão de contratos digitais.
As mudanças legislativas na pandemia
A primeira divulgação, realizada em 19 de março, foi do Decreto nº 10.278 que, resumidamente, faz com que a digitalização de documentos públicos ou privados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, mediante à assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, órgão do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o ITI, presidido por Marcelo Buz.
A segunda divulgação, feita em 14 de abril, foi da Instrução Normativa nº 79/2020 que diz respeito à participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, devendo as assinaturas dos membros serem feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP- Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.
Já em 15 de abril, foi divulgada a MP 951/2020, propondo que a emissão dos Certificados Digitais – documento de identificação necessário para emitir a assinatura digital – sejam emitidos a distância. Além disso, desde o dia 24 de abril, as Autoridades de Registro podem emitir certificados digitais por meio de videoconferência.“Esta data é um marco para um novo momento da ICP-Brasil, é a maior renovação histórica em seus 19 anos”, celebrou Buz.
O que esperar a partir de agora?
Além de vencer o próximo desafio técnico de acessibilizar o certificado digital para a população economicamente ativa, o Brasil precisa vencer o desafio cultural do uso de papel. Ainda segundo Patrícia Peck: “O uso de assinatura digital sempre exigiu uma questão de mudança de usos e costumes, de cultura, mas sempre tivemos capacidade técnica e respaldo jurídico, praticamente desde 2001 pra cá e já estamos em 2020.”
Para tanto, é necessário que o atual cenário de crise possa ser encarado como um aprendizado e, com as novas medidas regulatórias, seja o ambiente inaugural de uma visão mais otimista e acolhedora à Transformação Digital.
Pequenos, médios e grandes negócios estão sendo beneficiados com tecnologias, destacando-se aquelas que promovem a manutenção e estabilidade da receita, reduzindo custos com papel, impressão, transporte e custas cartorárias. As mais procuradas nesse sentido são as que fazem toda a gestão de processos. Um exemplo é a Contraktor, startup citada anteriormente.
Sendo uma das pioneiras no Brasil, quando o assunto é documento digital, a startup centraliza toda a gestão de documentos em um único ambiente, evitando perdas de informações, desorganização e gastos excessivos. Dentro do software é possível criar documentos do zero, fazer a revisão online e em equipe, enviar documentos para o e-mail dos signatários, monitorar assinaturas e prazos, além de oferecer o armazenamento em nuvem, com segurança de dados e validade jurídica.
Além de se destacar na crise por meio de sua inovação, a Contraktor tem recebido, por parte de profissionais e do ecossistema tecnológico, elogios e grande reconhecimento devido ao lançamento da assinaturagratis.com, uma plataforma para assinar contratos eletrônicos de modo 100% gratuito e ilimitado e que democratizou a assinatura eletrônica para a população em 2020.
“Nosso objetivo é viabilizar a assinatura de documentos na crise e, consequentemente, o fechamento de negócios entre empresas e profissionais, independente do porte. Com isso, vamos fortalecer a defensabilidade da Transformação Digital no Brasil, enriquecendo o mindset daqueles ainda resistentes ao uso da tecnologia. Não podemos deixar a crise nos parar! Os desafios estão aqui e agora e nós vamos aprender com eles.”, declara Bruno Doneda, Advogado e co-Fundador da Contraktor (foto).
