Desde novembro de 2017, a Receita Federal estabeleceu como obrigatório que, empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões de reais deverão enviar de forma unificada, declarações fiscais, previdenciárias, tributárias e trabalhistas via certificado digital como forma de adesão ao novo sistema. No entanto, grande parte das instituições ainda não aderiram a integração da nova plataforma.
Segundo um levantamento feito pela consultoria EY, 48% das empresas não sabem como declarar ao e-Social e outras 54% não fizeram a revisão dos cadastros dos funcionários para repassar ao sistema. Para Lucas Vieira, Gerente de Produtos da Soluti, empresa especializada no segmento de Certificação Digital, a nova função deve ser vista pelas empresas como um sistema facilitador na entrega das declarações: “O objetivo do e-Social é unificar o envio das informações do empregador ao governo sobre os seus funcionários de forma totalmente digital e desburocrática. Além disso, ele padroniza a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dos dados sobre as obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais de cada instituição, tudo feito sem a necessidade de deslocamento a uma unidade da Receita Federal. ”, esclarece o especialista.
Para auxiliar nesse processo, selecionamentos cinco recomendações para a declaração ao e-Social:
1. Tenha um Certificado Digital para entregar o e-Social
O Certificado Digital é a única forma de acesso ao portal do órgão. Para ser reconhecido, a assinatura deve ter validade jurídica. Ele funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. A Soluti, atuante no mercado desde 2008, é uma das empresas reconhecidas pelo órgão e que disponibiliza os dois tipos principais de Certificado Digital: o A1 – que tem validade de um ano e é armazenado no computador, e o A3 – com validade de até 3 anos, sendo armazenado em cartão ou token criptográfico. Lembrando que as assinaturas são compatíveis com a ICP-Brasil, o que garante validade legal para as transações autorizadas.
2. Utilização do Certificado Digital no e-Social
Ele é utilizado em duas etapas. A primeira ocorre no momento da transmissão dos dados ao e-Social, no qual é utilizado para garantir a segurança do tráfego durante a navegação na internet, e a segunda utilização ocorre na assinatura dos documentos, que devem pertencer a empresa matriz ou representante legal dela, seja como transmissor de pessoa física (e-PF) ou CNPJ (e-PJ).
3. Fique atento aos prazos
A partir de janeiro de 2018 o e-Social será obrigatório para todas as empresas que tiveram faturamento maior que R$ 78 milhões no ano de 2016. A partir de julho de 2018, a obrigação se estenderá para todas as empresas que funcionam no país, independente do seu valor total de ganhos. E os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho será em janeiro de 2019.
4. Atualize a base cadastral dos seus funcionários
Validar informações básicas como CPF, PIS, data de nascimento e o nome completo, irão facilitar no momento de transição dessas informações, além de auxiliar no engajamento de todos os setores da empresa, já que as informações têm origem de diversas áreas, como RH, fiscal, contábil, jurídico, entre outras.
5. Consulte a qualificação cadastral dos dados dos seus empregados
O contribuinte responsável deve se atentar às informações cadastrais dos seus trabalhadores para que não ocorra inconsistência de informações no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) do INSS, e na base no Cadastro de Pessoa Física (CPF), da Receita Federal. Pensando nisso, foi desenvolvido um aplicativo gratuito para verificar a qualificação dos dados. Confira através deste link.
