Por Deivison Alves Elias
Administrar uma empresa exige a realização de inúmeras tarefas e a manutenção de um controle estrito sobre diversos aspectos. Faturamento, estoque, despesas com a folha de pagamento e tributos, gerenciamento financeiro… Garantir a exatidão e eficiência desses procedimentos é um verdadeiro desafio.
Contar com a integração de sistemas para gestão pode, portanto, fazer a diferença. Você já utiliza um? A integração de sistemas traz inúmeros benefícios para um negócio, especialmente quando ele não conta com uma grande equipe para realizar todas essas atividades. Confira como um sistema integrado pode beneficiar sua empresa:
1. Otimização de processos
Vamos primeiro rever como os processos ocorrem normalmente dentro de grande parte dos empreendimentos. Quando o cliente faz uma compra, um funcionário fatura o produto, certo? O próximo passo é dar baixa no estoque. O responsável pelo controle financeiro então utiliza as notas fiscais para fazer um levantamento das vendas realizadas, calcular os tributos que incidem sobre aquela operação e fazer toda a contabilidade. Até aí, tudo certo.
O problema é que, para que tudo isso aconteça, duas ou mais pessoas tiveram que fazer mais de uma vez a nota fiscal, a baixa no estoque, o controle financeiro e o cálculo dos impostos. Isso se chama retrabalho: no caso, um mesmo dado precisa ser lançado ou utilizado várias vezes em procedimentos específicos.
Com um sistema integrado isso não acontece, pois ele faz com que os departamentos “conversem entre si”. Isso significa que uma única ação — neste caso, o faturamento — já desencadeie todas as outras, automaticamente.
Dessa forma, você pode ter certeza de que todas as baixas e cálculos são feitos pelo sistema imediatamente, sem a necessidade de que o responsável tenha que executar novamente e conferir cada uma dessas tarefas. Assim, o processo é otimizado, trazendo muitas vantagens para o administrador e sua equipe.
2. Encolhimento no tempo necessário para a gestão
Como muitas das tarefas são executadas automaticamente no sistema, o tempo que antes era dedicado a essa burocracia pode ser utilizado para atender outras demandas.
Se você é o administrador de uma pequena empresa e precisa realizar todas essas ações, logo vai descobrir que a integração dos sistemas vai otimizar seu tempo. Assim, você ficará disponível para se dedicar a de outras atividades administrativas, que vão contribuir para o sucesso de seu negócio.
Portanto, se você sente falta de tempo para analisar os relatórios de sua empresa e elaborar estratégias para alavancar suas vendas, ou se sente que seu negócio poderia ter mais sucesso se pudesse promover ações ousadas de vendas e marketing, saiba que o fim dessa burocracia vai permitir a dedicação a essas atividades gerenciais.
3. Redução de custos e aumento da produtividade
Outro ponto importante é o fato de que, se antes sua empresa necessitava de funcionários para cuidar dessas tarefas burocráticas e repetitivas, isso não será mais necessário. Portanto, isso significa uma redução considerável na folha de pagamento ou o reaproveitamento de colaboradores em funções mais produtivas, como o atendimento ao cliente.
Além disso, por ter tudo integrado em um só lugar, sua empresa vai economizar com a impressão de controles e planilhas.
4. Melhoria na comunicação
Por possuir todas as informações reunidas em um único sistema, é possível que todos os envolvidos saibam da situação pertinente à sua função de forma rápida e precisa, sem a necessidade de realização de procedimentos adicionais.
Isso facilita a circulação de dados da empresa entre as pessoas que têm acesso àquela informação. O resultado é uma comunicação mais eficiente e um processo mais fluído para a realização de atividades e a tomada de decisões.
5. Minimização de erros
Como já mencionado, em uma gestão que não conta com o auxílio de um sistema integrado o processo é dividido em várias tarefas, executadas por uma ou mais pessoas. Na correria do dia a dia, é possível que algumas dessas atividades sejam esquecidas ou realizadas de forma equivocada, causando perda de tempo ou até problemas mais graves para os gestores.
Caso uma venda seja feita sem a devida atualização da planilha do estoque, tanto o vendedor quanto o gestor terão uma informação equivocada quanto à existência de determinados produtos — o que pode acarretar problemas com outros consumidores e para o gerenciamento financeiro.
Também é possível que a digitação errada de dados cause uma série de transtornos, que vão desde o tempo necessário para encontrar a fonte de um erro contábil, inexatidão no pagamento de impostos ou até mesmo sanções de órgãos de fiscalização.
Um sistema integrado evita todos esses problemas, visto que o faturamento de um produto já desencadeia os processos necessários automaticamente, sem a necessidade de retrabalho, e reduzindo drasticamente as chances de que esses erros aconteçam.
6. Gestão inteligente do estoque
O manejo do estoque é um dos fatores fundamentais para o sucesso de um negócio. Controlar excessos e evitar o desabastecimento são responsabilidades do gestor.
Ao mesmo tempo em que é necessário ter mercadorias em quantidade suficiente para atender à demanda dos clientes, também é preciso manter o estoque enxuto para não comprometer o fluxo de caixa e evitar o desperdício de produtos que permanecem parados até perderem sua validade.
Com a integração de sistemas para gestão, o administrador tem dados que apontam metas e futuras evoluções de vendas. Com isso, ele pode prever o tempo e o retorno do investimento, mantendo um estoque que garanta exatamente suas necessidades.
7. Visão gerencial
Uma das principais vantagens de um sistema de gestão integrada é sua capacidade de fornecer precisos relatórios gerenciais rapidamente, contemplando os dados estabelecidos pelo usuário.
A análise desses relatórios é valiosíssima para ajudar o gestor a tomar decisões para a condução do negócio baseada em dados confiáveis. Portanto, ela permite identificar produtos e serviços que geram maior lucratividade, e onde é importante investir para promover o êxito do empreendimento.
A integração de sistemas para gestão pode ajudá-lo a reduzir custos, otimizar os processos, garantir a precisão dos procedimentos e alavancar o sucesso do seu negócio.
*Deivison Alves Elias é diretor executivo com 12 anos de experiência em sistemas de gestão empresarial. Está a frente da Zipline, empresa responsável pelo eGestor – sistema ERP com mais de 10 mil micro e pequenas empresas atendidas.
