Em um mundo onde a competitividade aumenta minuto a minuto e os meios de comparação entre os custos e a qualidade apresentada são muito mais eficientes que há poucos anos atrás, saber controlar e contornar os custos “ocultos” é fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa.
Os custos “ocultos” devem ser considerados como intangíveis, ou seja, difíceis de leitura ou análise. Muitas vezes não vem como nota fiscal ou recibo, por exemplo. Desta forma a análise precisa ser feita através de “KPIs” (Key Productive Indicators) ou análises de desempenho específicas. Quanto mais acompanhar e controlar, melhor será o resultado apresentado.
Flavio Itavo destaca alguns exemplos para desenvolvimento do raciocínio:
Comprometimento das pessoas: é fundamental que a equipe da empresa esteja completamente comprometida com os bons resultados do negócio. Pessoas sem comprometimento geram erros, retrabalhos, perdas e desperdícios. Tudo isso não é fácil de ser controlado e por vezes um funcionário sozinho pode comprometer o todo. Existem dezenas ou centenas de oportunidades de fazer a coisa de maneira mais racional e adequada. Um funcionário motivado e bem treinado faz o processo de uma maneira, enquanto outro que não está motivado e nem treinado faz de outra. É preciso alinhar todo o processo.
Custo com as perdas por reprocesso: há empresas que não controlam o que foi reprocessado. Controlam o custo de tudo, mas não controlam a produtividade das máquinas e pessoas. Quase todo mundo controla os custos com a matéria prima e quando se perde matéria, ai sim normalmente os controles funcionam. Mas quantas pessoas controlam o quanto de mão de obra foi envolvido na produção? A mão de obra é um valor fixo, com uma apuração mensal que é paga na folha de pagamento. Portanto o que é alocado em cada produto é fruto de uma divisão entre o total da folha e o número de unidades produzidas. Acontece que todas as vezes que há um erro no processo e se produz novamente o mesmo produto, pode até ser que não se gaste mais matéria-prima, já que muitas vezes ela pode ser reutilizada. Mas o que compromete é a produtividade da mão de obra.
Case real dos “custos ocultos”: uma gigantesca extrusora de filmes trabalhava em altíssima velocidade com um filme que estava saindo riscado e, portanto, sem uso para venda. A operação não foi interrompida e corrigida porque o colaborador preferiu aguardar toda a bobina ser utilizada, ao invés de interromper e repetir o seu processo manual de instalação. Durante todo o processo milhares de metros quadrados de filme foram perdidos.
O especialista alerta que as empresas precisam ter claro quantas horas são necessárias para que se produza um produto ou preste um serviço. Precisa haver uma comparação entre o que foi planejado e o realizado. Também há a necessidade de controlar as horas. Um bom exemplo são os estaleiros brasileiros que carregam em média 2MM de horas-homem para um navio de grande porte, enquanto um coreano do mesmo porte é fabricado com 1MM de horas-homem.
Para ampliar a capacidade de atender às demandas do mercado e dos clientes o especialista orienta a uma autorreflexão: “monitoro as entregas de maneira detalhada?”, “acompanho se tudo foi entregue no prazo e do modo que deveria ser?”, “a cobrança foi feita adequadamente?”, “o acompanhamento pós-venda foi realizado dentro do recomendado?”.
Tudo que está relacionado ao não atendimento e satisfação do cliente resulta em um custo, muitas vezes oculto. Todas as vezes que um produto ou serviço é entregue de forma inadequada estamos incorrendo na maior perda possível, aquela na qual tudo o que foi feito dentro do negócio não atingiu seu objetivo principal, impactando no futuro do negócio como um todo.
